Servizio archivio – protocollo – contratti – contenzioso

• Corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
• Attribuzione del livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni:
• Opera affinché le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni normati ve e regolamentari vigenti:
• Cura che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e comunque, nel più breve tempo possibile;
• Cura il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
• Autorizzazione delle operazioni di modifica e/o annullamento;
• Vigilanza sull’osservanza delle disposizioni del testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
• Organizzazione del sistema di gestione dei flussi che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, lo smistamento e l’assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli, l’individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente:
• Tenuta e aggiornamento del manuale di gestione del protocollo informatico;
• Definizione dei livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentazione delle forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali;
• Rapporti con Ufficio del Registro, Conservatoria, Registri Immobiliari, etc.;
• Predisposizione, stipula e conservazione contratti e convenzioni in genere;
• Predisposizione e stipula convenzioni conferimento incarichi a professionisti, organizzazioni e soggetti in genere;
• Cura procedura antimafia;
• Cura ·del Repertorio e registrazione dei contratti: Cura operazioni fiscali inerenti attività contrattuale;
• Rapporti con l’ASM per i servizi di competenza;
• Formazione pareri in ordine a promozione liti, resistenza in esse, componimento controversie, etc.;
• Rappresentanza/difesa dell’ente innanzi a organi giurisdizionali se reputato non opportuno il conferimento dell’incarico all’esterno;
• Conferimento incarichi a legali e espletamento conseguenti adempimenti;
• Studio e consulenza casi particolari e documentazione legale su richiesta servizi o organi elettivi;
• Tenuta e aggiornamento biblioteca giuridica interna e archivio “intelligente”:
• Studio e diramazione a uffici interessati di norme disposizioni, giurisprudenza, dottrina. etc.;
• Predisposizione modelli e schemi generali per redazione atti e provvedimenti conseguenti a modifiche normative, o collaborazione a revisione procedure e processi produzione;
• Conduzione interventi formativi a personale dell’Ente:
• Determinazione e verifica standard di qualità atti e provvedimenti;
• Supervisione a richiesta della regolarità giuridico-amministrativa di provvedimento e procedure amministrative;
• Accertamenti anagrafici;